Statuten

Artikel 1: Omschrijving van de vereniging

1.1. De naam van de feitelijke vereniging luidt ‘Tafeltennisclub Torhout’ of afgekort ‘TTC Torhout.

1.2. TTC Torhout is opgericht voor onbepaalde duur en is aangesloten bij de ‘Vlaamse Tafeltennisliga’ of afgekort ‘VTTL’, onder het aansluitingsnummer WVL 138.

1.3. Het lokaal van TTC Torhout is gelegen in de Stedelijke Sporthal, Industrielaan 2, 8820 Torhout.

Artikel 2: Doel

2.1. TTC Torhout stelt zich tot doel:

Haar leden de mogelijkheid te bieden tot het beoefenen van de tafeltennissport, zowel recreatief als competitief;
Een gezonde ontspanning te scheppen in een sportieve en vriendschappelijke sfeer;
Haar club zowel op sportief als op recreatief vlak te handhaven in het West-Vlaams tafeltennislandschap;
Activiteiten te organiseren die de sportieve prestaties en de sociale cohesie bevorderen.

Artikel 3: Plichten

3.1. TTC Torhout verbindt zich te onderwerpen aan de statuten, de huishoudelijke reglementen, de sportreglementen en schikkingen van de te onderscheiden hiërarchische bestuursniveaus.

Artikel 4: Aansprakelijkheid

4.1. TTC Torhout is een feitelijk vereniging zonder rechtspersoon. Bestuursleden die een contract afsluiten tegenover derden, kunnen zelf verantwoordelijk gesteld worden voor hun daden.

4.2. Noch TTC Torhout, noch de bestuursleden zijn verantwoordelijk voor ongevallen, diefstal, en elke onrechtmatige daad die tijdens activiteiten van TTC Torhout voorvallen. De verantwoordelijkheid en de aansprakelijkheid liggen enkel en alleen bij de dader(s) zelf.

Artikel 5: Leden

5.1. Ieder lid dat zich wil aansluiten bij TTC Torhout wordt geacht het lidgeld te betalen en de huidige statuten, het huishoudelijk reglement en de Privacyverklaring te aanvaarden. Een lid is automatisch aangesloten en verzekerd bij de VTTL.

5.2. TTC Torhout maakt administratief een onderscheid tussen vijf soorten lidmaatschappen:

Spelers ≤ 14 jaar (in aanvangsjaar van de competitie);
Spelers > 14 jaar (in aanvangsjaar van de competitie);
G-sporters;
Recreatieve spelers;
Spelers aangesloten bij een andere club.

5.3. Het lidgeld wordt jaarlijks geëvalueerd door de bestuursleden en meegedeeld in het inschrijvingsformulier. Een lid dat zich na de start van het interclubseizoen wil aansluiten, betaalt het bedrag dat overeengekomen is door het bestuur.

5.4. Een lid, ongeacht het statuut, dat zijn/haar lidmaatschap niet hernieuwt door het betalen van het lidgeld, wordt als ontslaggevend beschouwd.

5.5. Geen enkel (bestuurs)lid heeft deel in het vermogen van TTC Torhout, hebben geen recht op een aandeel in de behaalde winsten en kunnen geen opbrengsten halen uit TTC Torhout met als doel zich individueel te verrijken. Bij uittreding, uitsluiting of overlijden kunnen zij nooit teruggave of vergoeding vorderen voor gestorte bijdragen of gedane inbrengen.

5.6. Bij ontbinding van TTC Torhout, om welke reden ook, mag het vermogen van de feitelijke vereniging niet worden uitgekeerd aan zijn/haar (bestuurs)leden.

Artikel 6: Algemene Vergadering

6.1. Elk jaar worden twee Algemene Vergaderingen samengeroepen:

In het begin van het seizoen, voorafgaand aan de Algemene Provinciale Vergadering (opening van het seizoen);
Op het einde van het seizoen, voorafgaand aan de Algemene Provinciale Vergadering (afsluiting van het seizoen).

6.2. Leden van de Algemene Vergadering ontvangen een uitnodiging via mail of brief, inclusief de agenda en de eventuele opvraag tot kandidatuurstellingen voor het bestuur, ten minste veertien dagen vooraf.

6.3. De agenda wordt vastgesteld door de secretaris van TTC Torhout, maar ieder lid heeft het recht bijkomende punten op de agenda te laten plaatsen. Deze moeten wel ten laatste zeven dagen voor de Algemene Vergadering worden doorgemaild naar de secretaris.

6.4. Op de Algemene Vergadering geeft het bestuur een korte toelichting over de sportieve, financiële, toekomstgerichte en bestuurlijke aspecten van TTC Torhout. De inhoud hangt af van het tijdstip van de Algemene Vergadering, lees sectie 6.1.

6.5. De Algemene Vergadering is bevoegd om:

De clubstatuten te wijzigen;
Een bestuurslid te verkiezen of te allen tijde af te zetten;
Een lid tijdelijk te schorsen of definitief uit te sluiten;
Het doel van TTC Torhout te wijzigen met een meerderheid van ¾ van de uitgebrachte stemmen;
TTC Torhout te ontbinden met een meerderheid van ¾ van de uitgebrachte stemmen en één of meer vereffenaars aan te duiden. De bestemming van het vermogen moet worden bestemd tot een doel dat aansluit bij het doel van de TTC Torhout.

6.6. Om te kunnen stemmen moet een lid:

Enkel aangesloten zijn bij TTC Torhout;
Het lidgeld betaald hebben;
Ouder zijn dan 18 jaar;
Wilsbekwaam zijn.

6.7. Leden van een andere club die enkel bij TTC Torhout komen trainen, zijn niet stemgerechtigd op de Algemene Vergadering.

6.8. Op de Algemene Vergadering is iedereen welkom. Niet-stemgerechtigde personen kunnen de Algemene Vergadering wel slechts bijwonen met raadgevende stem.

6.9. Om geldig te stemmen moet de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn, exclusief volmachten. Volmachten zijn toegestaan, dat wil zeggen dat een persoon in naam van een ander stemgerechtigd lid mag stemmen. Hiervoor is wel een schriftelijk bewijs nodig, inclusief naam en handtekening van de volmachtgever, naam van de uitvoerder, datum en reden van de volmacht. Ieder lid kan maximaal één volmacht op zijn/haar naam hebben.

6.10. De beslissingen kunnen genomen worden bij een eenvoudige meerderheid van de stemmen. Bij een gelijke stand van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

6.11. Wanneer na een statutaire oproep tot de Algemene Vergadering geen meerderheid van de stemgerechtigde leden aanwezigen is, kan na een tweede oproep de eenvoudige meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden rechtsgeldig beslissingen nemen.

6.12. De secretaris maakt telkens een verslag op van de Algemene Vergadering en maakt deze bekend aan alle leden. Als de secretaris niet aanwezig kan zijn, duidt hij/zij een vervanger aan.

6.13. Wanneer het bestuur het nodig acht, of wanneer er schriftelijk om verzocht wordt door minstens één vierde van de stemgerechtigde leden, kunnen tijdens het seizoen één of meerdere buitengewone Algemene Vergaderingen gehouden worden. Hierin kunnen dringende beslissingen genomen worden en gelden de voorwaarden voor een Algemene Vergadering.

Artikel 7: Samenstelling bestuur

7.1. TTC Torhout wordt bestuurd door een bestuur van minimum vier en maximum tien personen, waaronder altijd één voorzitter, één secretaris en één penningmeester. De andere mandaten worden vrij gekozen.

7.2. Het bestuur verkiest zijn voorzitter en hij verdeelt de mandaten onder de andere bestuursleden. Ieder bestuurslid oefent zijn/haar mandaat onbezoldigd uit.

7.3. Op de Algemene Vergadering wordt er om de twee seizoenen gestemd over het bestuur. Het bestuur wordt aangesteld voor een termijn van twee seizoenen. Een bestuurslid kan zich herkiesbaar stellen of uit het bestuur treden.

7.4. Ieder stemgerechtigd lid kan zijn/haar kandidatuur stellen. Deze kandidatuur moet schriftelijk ingediend worden bij het bestuur ten laatste vijf dagen voor de Algemene Vergadering.

7.5. Ieder bestuurslid wordt verkozen op de Algemene Vergadering. De verkiezing gebeurt bij geheime stemming en het resultaat hiervan wordt na de stemming bekendgemaakt. Bij de verkiezing van de bestuursleden kan elk stemgerechtigd lid op zoveel personen stemmen als hij/zij wenst. Een lid treedt toe tot het bestuur bij het behalen van een eenvoudige meerderheid.

7.6. Indien er minder dan vier personen een eenvoudige meerderheid halen, dan wordt het bestuur aangevuld met de eerstvolgende persoon of personen die het hoogst aantal stemmen behaalde(n).

7.7. Indien er meer dan tien personen een eenvoudige meerderheid halen, dan treden enkel de tien personen met het hoogst aantal stemmen toe tot het bestuur.

7.8. Als er in de loop van het mandaat een functie vrijkomt, dan kan het bestuur een vervanger aanstellen mits deze te bekrachtigen in de eerstvolgende Algemene Vergadering.

7.9. Ieder bestuurslid verbindt zich ertoe TTC Torhout als een goede huisvader te leiden en geen daden te stellen die strijdig zijn met het doel van TTC Torhout of haar op enigerlei wijze schade toe te brengen.

7.10. Een bestuurslid kan tijdens zijn/haar mandaat ontslag nemen:

Een bestuurslid: per aangetekend schrijven gericht aan de voorzitter en een kopie (al dan niet digitaal) aan de overige leden van het bestuur;
De voorzitter: per aangetekend schrijven gericht aan de secretaris van TTC Torhout en een kopie (al dan niet digitaal) aan de overige leden van het bestuur.

Artikel 8: Bevoegdheden bestuur

8.1. Het bestuur kan:

Het ledenregister opstellen en aanpassen;
Belangen van TTC Torhout en haar spelers behartigen;
De dagelijkse zaken van TTC Torhout leiden;
Inkomsten en uitgaven van TTC Torhout regelen;
Sportieve zaken regelen;
Sancties uitdelen aan een lid;
Het lidgeld bepalen;
Nieuwe spelers aantrekken of met een geldige reden weigeren;
Statuten, een huishoudelijk reglement en een Privacyverklaring opstellen;
De Algemene Vergadering bijeenroepen en de agenda vaststellen;
Beslissen wat er gebeurt met het eventuele winstsaldo of hoe het verliessaldo zal aangewend worden.

8.2. Het bestuur van TTC Torhout kan alle rechtshandelingen en alle daden verrichten die zij nuttig acht voor de verwezenlijking van het doel van TTC Torhout met uitzondering van de handelingen die voorbehouden zijn voor de Algemene Vergadering.

8.3. Het bestuur moet minstens tweemaandelijks vergaderen. Zij vergaderen slechts geldig als minstens de helft van haar leden aanwezig is.

8.4. Het bestuur beslist met eenvoudige meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van de stemmen of een gelijke stand is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

8.5. Van elke bestuursvergadering wordt er een verslag opgemaakt en binnen de acht dagen na de vergadering naar ieder bestuurslid verstuurd.

8.6. Enkel overeenkomsten die handtekeningen van minstens twee bestuursleden dragen, verbinden TTC Torhout tegenover derden. Bestuursleden die een contract afsluiten tegenover derden, kunnen zelf verantwoordelijk gesteld worden voor hun daden. Een bestuurslid kan geen persoonlijke verbintenissen voor TTC Torhout afsluiten.

8.7. Het bestuur kan een lid uitsluiten die door zijn/haar gedrag de belangen van TTC Torhout schade berokkenen. Vooraleer een uitsluiting uit te spreken dient de betrokkene gehoord te worden. Voor verdere bepalingen omtrent het uitsluiten van spelers, zie huishoudelijk reglement.

8.8. Indien het bestuur een lid ontslaat uit TTC Torhout, dan moet het bestuur onmiddellijk aangifte doen van dit ontslag aan de Transfercommissie van de VTTL.

Artikel 9: Gebruik van persoonlijke gegevens en privacy

9.1. TTC Torhout hecht veel waarde aan de privacy van haar leden en de bescherming van diens persoonsgegevens. Daarom houdt TTC Torhout zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR). In een aparte privacyverklaring vinden de leden meer informatie over hoe TTC Torhout omgaat met persoonsgegevens.

Artikel 10: Overige

10.1. Indien situaties zich voordoen die niet kaderen binnen de huidige statuten en het huishoudelijk reglement, wordt er verwezen naar de modelstatuten, het huishoudelijk reglement en de landelijke sportreglementen van de Vlaamse Tafeltennisliga.

De huidige statuten werden besproken en goedgekeurd op de Algemene Vergadering van dinsdag 14 september 2021.